Журнал регистрации исходящей документации

Журнал регистрации исходящей документации

Журнал регистрации исходящих документов: покупка и начало ведения


> > >

Любая, даже самая небольшая организация или индивидуальный предприниматель в процессе работы сталкивается с необходимостью отправки документов «во внешний мир». Отправляются письма-запросы и коммерческие предложения, приходят запросы и письма из различных инстанций, на которые приходится отвечать. И рано или поздно возникает ситуация, когда руководитель просто не может вспомнить, отвечал ли он на письмо и что именно, отправил запрос или нет.

Или приходит письмо-ответ, а никто уже не помнит, о чем вообще шла речь в запросе. Чтобы исключить подобные казусы, необходимо сразу начать правильно вести учет всех документов, как поступающих в организацию (или предпринимателю), так и отправляемых ими. Такой учет можно вести с помощью специализированных программ, электронных таблиц, но для малого бизнеса с небольшим количеством документов, вполне подойдет традиционный бумажный журнал регистрации исходящих документов.

Журнал, предназначенный для регистрации исходящих документов, можно купить в канцелярском магазине.

Регистрация исходящих документов

При ведении делопроизводства необходимо знать действующие правила регистрации исходящей корреспонденции. Эти знания пригодятся при внесении основных сведений в регистрационный журнал исходящих документов, регистрационных карточек и т.д.

Также вы можете ознакомиться с большим количеством нужной информации в ранее опубликованных материалах по: , согласованию и регистрации приказов (приведен ). Документы, которые были подписаны руководителем, принято регистрировать в службе делопроизводства, на небольших предприятиях этим занимается секретарь. При этом документы, созданные в подразделениях (бухгалтерия, отдел кадров, канцелярия и т.д.), могут являться исключением из правил, и быть зарегистрированы по месту их создания.

Важно помнить: документ регистрируется только после полного его завершения, которое фиксируется подписью уполномоченного лица.

Это правило – важная часть процесса документооборота,

Как следует вести журнал регистрации исходящей корреспонденции?

Любая организация в ходе своей деятельности получает и отправляет определенное количество корреспонденции. Для порядка и сохранности деловой переписки существует система документооборота, и чем четче и слаженней она функционирует, тем меньше впоследствии возникает спорных вопросов, связанных с исполнением того или иного документа.

По большому счету, вся почта и документация делится на две группы: входящую (ту, что прислана извне) и исходящую (направляемую самой организацией по собственной инициативе или как ответ на запрос). Для и исходящей документации ведутся два журнала, и регистрируются такие документы по отдельности.

Следует сказать, что на крупных предприятиях и в учреждениях (где существует специальный отдел по делопроизводству и велик объем исходящей документации) распространена практика использования СЭД — системы электронного документооборота.

Журнал регистрации входящих документов

1 Основные правила регистрации документов Инструкцией предусматривается общий порядок регистрации документов.

Поэтому несмотря на специфику организаций, эти принципы должны соблюдаться. 1. Каждый документ регистрируется только 1 раз – принцип однократности документа.

При соблюдении этого принципа сведения о документе фиксируются только 1 раз, в форме, удобной для последующего учета и контроля, независимо от места регистрации. 2. Однократность регистрации обеспечивается также принципом инициативного документа (независимо от того, входящий это или исходящий документ). Данные об ответном документе фиксируются в порядке дополнения к записям на соответствующий документ.

Т.е. и запрос, и ответ регистрируются в одной регистрационной форме. Этот принцип может применяться при карточной системе. 3. Входящие документы должны быть зарегистрированы в день поступления, внутренние и исходящие – в день подписания.

Ведение журнала регистрации входящей и исходящей документации(2019г)

Бесплатная консультация по телефону: 8(800)350-83-64 Вся Россия » » Содержание В течение рабочего времени через канцелярскую службу предприятия проходит непрерывный поток информации в виде писем, телеграмм, e-mail-сообщений, заявлений и других видов корреспонденции. Чтобы избежать возможного хаоса в работе с деловыми бумагами, в практике документооборота используется журнал регистрации входящих и исходящих документов. В журнале содержится информация о поступающей или исходящей корреспонденции и ее последующем распределении.

Согласно Стандарту ГОСТ 2007 года «Управление документами. Общие требования», главное назначение регистрации документа заключается в доказательстве того, что он существует и включен в систему управления документами. Это позволяет избежать недоразумений в ситуации необоснованных претензий по поводу получения корреспонденции со стороны бизнес-партнеров, клиентов, официальных инстанций и др.

Исходящая корреспонденция: журналы регистрации, учета, образцы, правила заполнения

0 0 В любой сфере народного хозяйства обязательно существует делопроизводство, включающее множество функций.

Среди них учет входящей и исходящей корреспонденции является одним из основных. Нет ни одного предприятия, функционирующего изолированно от других организаций.

Обязательно осуществляется связь и сотрудничество с клиентами, поставщиками, финансовыми и прочими учреждениями. Поэтому без корреспонденции производственный процесс обойтись не может. Кто занимается регистрацией поступающих и отправляемых писем? Как правильно вести их учет? Кому и зачем это нужно?
Рассмотрим эти вопросы в статье.

Форм и типов документов существует великое множество, но все они делятся только на две основные категории:

  1. Отсылаемые (исходящая корреспонденция).
  2. Получаемые (входящая корреспонденция).

Рассмотрим значение каждой категории.Корреспонденция, именуемая исходящей,

Ведение журналов регистрации входящей-исходящей корреспонденции

По материалам форума.

— Уважаемые коллеги! Помогите разобраться в ситуации! Наша компания (небольшое производство) «делит» свое местонахождение в здании с еще одной компанией (т.к. тесно сотрудничаем). Офис-менеджер этой 2-й компании в прошлую пятницу сыронизировала над тем, что я веду журналы регистрации входящей-исходящей корреспонденции.

Т.к. у нас небольшое предприятие, я фиксирую в одних журналах почту и факсы.

Офис-менеджер компании со 2-го этажа разговорившись с сотрудниками, находящимися в это время в соседнем отделе, сказала о том, что у нее вся регистрация почты в компьютере, факсы она не регистрирует, а у меня (оказывается) «интересные методы» работы. Сказано это было с плохо скрываемой насмешкой (у нас с ней вообще напряженные отношения).

Я пытаюсь понять, кто в этой ситуации прав, а кто нет. Регистрация корреспонденции в бумажном виде конечно далеко не самый современный

Журнал регистрации исходящих документов

Мы уже не раз рассматривали в статьях виды и особенности исходящих писем.

Теперь настало время рассказать о том, как следует вести регистрацию исходящих документов. В данной статье мы подробно рассмотрим, что представляет собой журнал регистрации исходящих документов, правила его заполнения и оформление. Из данного материала вы узнаете:

  1. правила составления журнала исходящих документов;
  2. как заполнять журнал регистрации исходящих документов;
  3. регистрация исходящих писем.

Журнал регистрации в организации имеет не менее важную значимость, чем журнал регистрации входящих писем.

С их помощью осуществляется фиксация факта отправки документа и его реквизиты. Однако не все делопроизводители в своих организациях прибегают к регистрации исходящих писем. Мы расскажем, почему нельзя игнорировать данную процедуру и как ввести в действие журнал регистрации.

Регистрация

Регистрация документов. Входящая и исходящая корреспонденция.

Автор: Регистрация входящей и исходящей документации (писем, телеграмм, заявлений, справок, уведомлений и пр.) ведется в любой организации, это неотъемлемая составляющая любого документооборота.

Для регистрации документов создается специальный журнал, в котором фиксируются данные о поступающей и исходящей корреспонденции. Формально под регистрацией документов подразумевается присвоение полученному либо отправленному документу идентификационного номера с занесением соответствующей информации в вышеупомянутый журнал.